Netcomm Forum 2024

La presente informativa, redatta ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE/679/2016 e D.lgs. 196/2003, come novellato, è destinata agli Interessati che partecipano all’evento “Netcomm Forum 2024” di Consorzio Netcomm, che ha luogo nei giorni 8–9 maggio 2024 presso Allianz MiCo – Milano (di seguito anche “l’Evento fisico”) e fruibile anche digitalmente (“Evento digitale”) attraverso il Sito Web “Netcomm Forum LiveForum.space” (“Piattaforma”).

Definizioni.

• Interessato (o “partecipante”): la persona fisica cui appartengono i dati personali e che effettua la registrazione attraverso il Sito Web e partecipa all’Evento fisico o all’Evento digitale in qualità di visitatore comune, utente collegato online, dipendente di un’azienda sponsor/espositrice, relatore.
• Titolari del trattamento: Consorzio Netcomm con sede legale in Milano (20122 – MI), Via Serbelloni, 2 (Netcomm per brevità), quali ideatori dell’Evento e Netcomm Services S.r.l., con sede legale in Milano (20122 – MI), Viale Serbelloni, 2, società di servizi di Consorzio Netcomm interamente partecipata dal Consorzio.
• Responsabili del trattamento: TIG Events S.r.l. con sede legale in Milano (20143 – MI), viale Cassala, 36 in qualità di organizzatore dell’Evento; LIVEFORUM S.r.l., con sede in Milano (20143 – MI) viale Cassala, 36, editor e manutentore della Piattaforma nonché responsabile del trattamento dei dati personali degli utenti e dei Servizi erogati tramite la stessa (i “Servizi”).

1. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEI TRATTAMENTI
I dati personali forniti dall’Interessato saranno trattati per le finalità e con le logiche indicate nei seguenti Paragrafi:

1.1 Registrazione al sito, acquisto dei biglietti, riscatto dei codici per l’accesso all’evento.

Finalità

• i.Gestione della richiesta di registrazione al sito, acquisto del biglietto o riscatto del codice per accedere all’Evento (regolate nelle Condizioni Generali di Vendita a cui si rimanda) e conseguente gestione di tutti gli adempimenti legali, fiscali, contabili e amministrativi (tra cui obblighi di legge connessi alla disciplina IVA), la gestione delle attività logistico-organizzative. In caso di registrazione attraverso LinkedIn saranno acquisiti solo il nome, cognome e l’immagine profilo (in alcun modo sarà acquisita la password di LinkedIn o altre informazioni; l’Interessato può rivedere l’autorizzazione alla condivisione delle informazioni attraverso LinkedIn nella sezione “Partner e Servizi”).
• ii.Gestione delle attività organizzative e di supporto ai registrati per la partecipazione all’Evento (compresi i servizi di accoglienza, stampa del badge, richiesta di informazioni, supporto tecnico, etc.) compreso l’invio di comunicazioni e aggiornamenti inerenti all’Evento.
• iii.Gestione delle richieste di informazioni anche in caso di invio spontaneo da parte degli interessati.
• iv.Adempimento da parte dei Titolari e dei Responsabili delle attività amministrative e assolvimento di eventuali obblighi di legge, contabili e/o fiscali.
• v.Trattamento delle immagini personali dell’interessato (si veda anche il punto 1.4.).
• vi.Invio di newsletter informative e di comunicazioni relative agli Eventi e alle iniziative formative e/o divulgative e contenuti di Consorzio Netcomm e Netcomm Services promosse al fine di favorire e supportare lo sviluppo dell’eCommerce e della Digital Transformation e la diffusione della cultura digitale, tenuto conto del fatto che tali iniziative hanno nella maggior parte dei casi carattere gratuito e forniscono contenuti formativi.

Dati trattati:

• per la registrazione e l’ottenimento dei Badge: nome, cognome, e-mail, e ruolo aziendale, azienda, tipologia di azienda, nazione, Cap, eventuale URL al profilo Linkedin, oltre a eventuali dati finanziari in relazione alle attività di acquisto dei biglietti.
• per la navigazione online: dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet quali indirizzi IP, nomi a dominio dei pc, browser, URI/URL, dati connessi ai download, cookie e altri strumenti di tracciamento (si veda la cookie policy).

Base giuridica: In relazione alle finalità indicate nel paragrafo 1.1.(i) (ii) (iii) (iv) (v) la liceità del trattamento è fondata sull’articolo 6, co. 1, lett. b) del Reg. UE/679/2016, ovvero per l’esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali funzionali all’erogazione dei Servizi richiesti dall’Interessato; per la finalità Par. 1.1.(iv) sull’articolo 6, co. 1 lett. c) Reg. UE/679/2016 per adempiere ad eventuali obblighi legali; per la finalità del par. 1.1. (vi) sull’articolo 6 co 1 lett. b) fermo restando che l’Interessato ha diritto di opporsi ai sensi dell’art. 21 Reg. UE/679/2016 contattando il Titolare oppure attraverso i meccanismi messi a disposizione: opt-out diretto riportato nelle e-mail (disiscrizione dalle mailing-list).

1.2 Partecipazione all’Evento Netcomm Forum presso Allianz MiCo e/o attraverso la Piattaforma

Finalità

• i.Gestione delle richieste di fruizione dei contenuti del programma e dei servizi offerti dalla piattaforma tra cui: assistere alle conferenze plenarie in diretta e ai workshop in differita, iniziative degli Sponsor ed Espositori negli stands, visita virtuale degli stands, accesso e fruizione dei contenuti multimediali da loro messi a disposizione (insight);
• ii.Gestione delle reportistiche relative agli accessi nelle planarie e sale workshop, in diretta o differita; attività di analisi e profilazione per attività di marketing (si veda il paragrafo 1.3.).
• iii.Gestione della reportistica relativa allo scambio di dati tra utenti raccolti attraverso la lettura del Badge

Dati trattati

• per la partecipazione fisica o digitale, interazione tra partecipanti (scansione Badge): potranno essere trattati i dati acquisiti in fase di registrazione, tra cui: nome, cognome, e-mail, e ruolo aziendale, azienda, tipologia di azienda, nazione, Cap (di seguito i campi di registrazione per brevità).
• per la navigazione e fruizione dei contenuti online: dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet quali indirizzi IP, nomi a dominio dei pc, URI/URL; dati connessi al download; cookie e altri strumenti di tracciamento che consentono di usufruire al meglio dei servizi e delle esperienze personalizzare in base ai gusti e alle preferenze manifestate.

Basi Giuridiche dei trattamenti
In relazione alle finalità indicate al punto 1.2. il trattamento è fondato sull’articolo 6, 1 co., lett. b) GDPR, ovvero per l’esecuzione di misure precontrattuali, contrattuali e/o adempimento degli obblighi legali ai quali è soggetto il Titolare, nonché, in relazione al trattamento di cui al punto 1.2. ii) anche sull’articolo 6 co.1, lett. a) GDPR, ovvero il consenso informato dell’interessato con riguardo alle attività di profilazione (si rinvia al paragrafo 1.3 per approfondire). In tutti i casi, l’interessato ha sempre il diritto di revocare il consenso oppure di opporsi ai sensi dell’art. 21 Reg. UE/679/2016 contattando i Titolari e il Responsabile (Art. 7) oppure attraverso i meccanismi messi a disposizione: opt-out diretto riportato nelle e-mail (disiscrizione dalle mailing-list). La revoca del consenso non pregiudica le attività di trattamento dati effettuate precedentemente.

1.3 Informazioni integrative relative al trattamento dei dati e cessione a Terzi

Il Netcomm Forum mette a disposizione dei partecipanti (compresi gli utenti online) soluzioni e servizi finalizzati a garantire un’esperienza fisica e digitale, sicura, coinvolgente e in linea con le aspettative di networking e di conoscenza tipiche di un evento di questa natura; pertanto, il trattamento dei dati personali è effettuato per agevolare il perseguimento di tali obiettivi facilitando, da un lato, l’interazione tra le persone presenti fisicamente o da remoto (ad esempio attraverso la scansione dei QR code) e, dall’altro lato, mettendo a disposizione contenuti di formazione professionale (ad esempio i workshop e materiali multimediali).
Previo consenso dell’Interessato, alcune informazioni raccolte dai Titolari e dall’Organizzatore potranno essere elaborate dagli stessi e, sempre e solo previo consenso dell’interessato, condivise con le Terze Parti per loro finalità di marketing.
Per la migliore comprensione delle attività di trattamento e di cessione dei dati, in conformità al principio di trasparenza, si precisa che:

• i.la partecipazione alle conferenze plenarie (in presenza, da remoto e post-evento), ai workshop (in presenza e da remoto post-evento), così come l’accesso a contenuti multimediali tramite la Piattaforma può comportare in caso di consenso espresso dell’interessato la cessione dei dati personali forniti in fase di registrazione (nome, cognome, e-mail, telefono e ruolo aziendale, azienda, tipologia di azienda, nazione, Cap, eventuale URL al profilo Linkedin).
• ii.il mero accesso allo stand digitale o il mero download delle brochure (insight) comporta la visibilità di dati parziali (nome, cognome, azienda, ruolo).
• iii.La scansione del QR Code del Badge presso uno stand, oppure tra partecipanti (visitatori comuni) comportano la cessione dei dati personali forniti in fase di registrazione al ricevente.

Nei casi (i) e (ii) le Terze Parti riceveranno i dati dell’Interessato che ha prestato consenso esplicito alla cessione; conseguentemente, la Terza Parte ricevente tratterà i dati in qualità di autonomo Titolare e potrebbe contattare l’Interessato in autonomia per attività propria di marketing (ad esempio in relazione ai prodotti/servizi o analoghi a quelli discussi durante l’Evento) previo rilascio della propria Informativa Privacy ai sensi dell’articolo 14 del Regolamento 679/2016. Resta quindi inteso che i Titolari e i Responsabili del Netcomm Forum restano estranei alle attività di trattamento attuate dalle singole aziende Sponsor / Espositrici successivamente all’acquisizione del report.
Nel caso (iii) di scambio volontario di dati tra partecipanti (es. scansione del QR Code) i dati sono acquisiti da ciascuno mediante un sistema di reportistica saranno trattati dal ricevente in qualità di autonomo Titolare, restando estranei a tale rapporto i Titolari dell’Evento Netcomm Forum. Il report sarà scaricabile fino al 26.05.2024, termine ultimo di accesso alla piattaforma.

Base Giuridica. Le attività di trattamento di cui al presente Paragrafo e in particolare la cessione del dato a Terzi, sono basate sul consenso informato dell’interessato (art. 6, co.1, lett. a) Reg. 679/2016 sempre revocabile. L’Interessato ha sempre il diritto di revocare il proprio consenso e opporsi al trattamento mediante i meccanismi di opt-out riportati nelle e-mail, oppure rivolgendosi direttamente alle singole aziende per chiedere la cessazione delle comunicazioni (i dati di contatto sono riportati, solitamente, nelle informative privacy delle singole aziende) per agevolare l’interessato nella messa in contatto con le aziende, l’Articolo 7 del presente documento riporta l’elenco degli Sponsor/Espositori. La revoca del consenso non pregiudica le attività di trattamento dati effettuate precedentemente.

1.4 Trattamento delle immagini personali – Liberatoria.

Finalità di trattamento

• i.Gestione delle attività di trattamento dei dati personali (nome, cognome, ruolo) e dei dati biometrici acquisiti attraverso riprese video e/o foto delle sessioni plenarie e dei workshop (ad esempio ripresa dei relatori durante l’intervento, oppure la ripresa panoramica del pubblico che incorpora l’immagine dell’interessato) per la realizzazione di video, fotogrammi, immagini, foto e materiali multimediali per il perseguimento di finalità istituzionali di informazione, divulgazione scientifica e promozionale dell’Evento e potranno essere pubblicati sul sito web di Netcomm, del Netcomm Forum, con messa a disposizione in diretta streaming o on demand, pagine istituzionali di Netcomm sulle piattaforme di social network, messa a disposizione del pubblico tramite media (stampa, televisione).
• ii.Gestione delle attività di trattamento dei contenuti condivisi dall’interessato durante la navigazione e l’utilizzo della piattaforma.

L'interessato in veste di dichiarante autorizza, senza aver nulla da pretendere, i Titolari e i Responsabili alla registrazione e/o acquisizione del materiale sopra citato, per le finalità indicate e per questo dichiara di: (i) rinunciare a qualsiasi pretesa e rivendicazione anche di natura economica, relativamente agli utilizzi futuri delle riproduzioni oggetto di questa liberatoria nei confronti dei Titolari e dei Responsabili espressamente autorizzati a farne uso; (ii) sollevare i Titolari da ogni responsabilità, anche economica, concernente un uso scorretto del materiale fotografico e/o audio video da parte degli utenti dei siti web, social network o, comunque, di terzi; (iii) aver letto e compreso l'intera informativa comprensiva della presente liberatoria e di essere consapevole che la spunta della casella (checkbox) equivale alla sottoscrizione della liberatoria sotto la propria responsabilità.

Dati trattati: dati personali acquisiti attraverso il form di registrazione, la liberatoria, l’immagine personale, voce (dati biometrici) acquisiti attraverso le Riprese nei termini sopra indicati.

Base giuridica: Le immagini acquisite sono trattate ai sensi e della normativa sul Diritto d'Autore ovvero la disciplina sull'utilizzo delle immagini altrui (Art. 96, 97 e seguenti della L. 22 aprile 1941, n. 633, art. 10 C.c.) e del Reg. UE/679/2016. L’autorizzazione implica la concessione di una licenza non esclusiva, senza limiti di durata e per tutto il mondo, trasferibile a terzi, per l’utilizzazione dei materiali e include i diritti di cui agli artt. da 12 a 19 della legge 22 aprile 1941, n. 633, compresi a titolo esemplificativo e non esaustivo: diritto di pubblicazione; diritto di riproduzione in qualunque modo o forma; diritto di trascrizione, montaggio, adattamento, elaborazione e riduzione; diritto di comunicazione e distribuzione al pubblico, comprendente i diritti di proiezione, trasmissione e diffusione anche in versione riassuntiva e/o ridotta, con qualsiasi mezzo tecnico, diritto di conservare copia dei materiali, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico noto o di futura invenzione per le finalità e nei limiti sopra definiti. È in ogni caso esclusa ai sensi del citato articolo e ai sensi dell’art. 10 del Codice civile qualunque utilizzazione delle Immagini che possa arrecare pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro della persona ritratta, ripresa o registrata. Se non desidera che l’immagine venga eventualmente ripresa nel corso dell’evento Netcomm e l’Organizzatore raccomanda di non accedere alle aree di svolgimento dello stesso. La base giuridica che rende lecito il trattamento dei dati personali è l’esecuzione del contratto inteso come registrazione al sito/partecipazione all’evento/acquisto del biglietto (art. 6 co. 1 lett. b Reg. 679/16) e la concessione della liberatoria.

1.5 Interessi e preferenze

• i.Gestione delle attività di analisi degli interessi e statistiche dei dati conferiti per valutare e migliorare i servizi promossi dal Consorzio anche al fine di creare eventi sempre più in linea con le aspettative degli utenti e inviare comunicazioni più aderenti agli interessi e preferenze.

Base Giuridica. Il trattamento è fondato sull’articolo 6, comma 1, lettera a) del Reg. UE/679/2016, ovvero sul consenso dell’Interessato, revocabile in qualsiasi momento. In ogni caso, ai sensi dell’art. 21 del Regolamento, l’Interessato ha la possibilità di opporsi al trattamento in ogni momento attraverso i meccanismi messi a disposizione: opt-out diretto riportato nell’e-mail di comunicazione oppure scrivendo ai Titolari per chiedere la cessazione delle comunicazioni e l’esercizio dei diritti dell’Interessato.

2. CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONSENSO

La registrazione alla Piattaforma e la partecipazione all’Evento, fisico e/o digitale è libera e facoltativa e presuppone la presa visione della presente informativa e il rilascio del consenso al trattamento. Il conferimento dei dati riportati nel form di registrazione alla Piattaforma è obbligatorio al fine di consentire la registrazione alla stessa e l’erogazione dei Servizi richiesti. Il mancato conferimento di tali dati comporterà la mancata iscrizione alla Piattaforma e la conseguente l'impossibilità di accedere all’Evento e alla Piattaforma.

3. SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO E DESTINATARI

I dati raccolti saranno trattati:

• i.dai Responsabili per le finalità sopra indicate, dai Titolari, nonché da eventuali altri responsabili che potranno essere eventualmente nominati;
• ii.da altri soggetti con i quali sia necessario interagire per l’erogazione dei Servizi (ad esempio gli hosting provider)
• iii.da soggetti esterni designati come responsabili, ricompresi nelle seguenti categorie: società che offrono servizi di invio e-mail e/o che svolgono attività di fatturazione e/o gestione fiscale; società che offrono servizi di gestione e manutenzione dell'infrastruttura informativa della Piattaforma.

I dati potranno essere comunicati:

• i.in caso di consenso dell’Interessato alle società Sponsor e agli Espositori dell’Evento, attraverso un report degli accessi, si rimanda al paragrafo 1.3. per approfondimenti sulle logiche, modalità e base del trattamento.
• ii.all’Autorità Giudiziaria, in relazione a richieste da parte della stessa, a soggetti Terzi per l’espletamento degli obblighi fiscali o amministrativi, o qualora si rendesse necessaria per il raggiungimento delle finalità sopra indicate.

I dati personali dell’Interessato registrato alla Piattaforma non saranno in alcun modo diffusi o trasmessi a Terzi al di fuori di quanto indicato nella presente informativa.
In relazione alle immagini personali si rimanda a quanto indicato all’Articolo 1 Sez. 3 della presente informativa.

4. TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI ALL’ESTERO

Non prevediamo il trasferimento dei dati all’estero, tuttavia qualora ciò dovesse rendersi necessario per l’erogazione dei servizi o il perseguimento delle finalità indicate, ciò sarà effettuato solo se strettamente necessario e in tal caso l’eventuale trasferimento in Paesi extra UE, oltre ai casi in cui questo è garantito da decisioni di adeguatezza della Commissione europea, sarà effettuato in modo da fornire garanzie adeguate e opportune ai sensi del Reg. UE/679/2016 oppure al verificarsi di una delle condizione di cui all’art. 49 del regolamento.

5. MODALITÀ E LUOGO DEL TRATTAMENTO

I dati personali saranno oggetto di raccolta, elaborazione, registrazione, consultazione, conservazione, messa a disposizione dei terzi, profilazione, estrapolazione, nei termini modi e limiti della presente informativa; in ogni caso, il trattamento dei dati avviene nel rispetto delle finalità per i quali sono raccolti e trattati ad opera del personale appositamente incaricato dei Titolari e dei Responsabili del trattamento, attraverso supporti cartacei, informatici e telematici ovvero qualsiasi supporto tecnologico per le finalità e nei limiti sopra definiti.

I dati saranno trattati da:

• i.TIG Events S.r.l. con sede in Milano, viale Cassala 36, a mezzo del proprio personale appartenente alle aree marketing e comunicazione, amministrativo, presso la propria sede e su server collocati presso la sede stessa.
• ii.LiveForum S.r.l., con sede in Milano, viale Cassala 36, a mezzo del personale appartenente alle aree IT, marketing-commerciale.
• iii.Netcomm e Netcomm Services presso la loro sede, via Serbelloni 2 - Milano, a mezzo del proprio personale incaricato appartenente alle aree marketing-commerciale, sviluppo associativo.

Le attività di trattamento sono svolte in modo da garantire la sicurezza dei dati e dei sistemi adottando specifiche misure di sicurezza al fine di ridurre al minimo i rischi di distruzione o di perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito o non conforme rispetto alle finalità e alle modalità indicate nella presente informativa.

6. DURATA DEL TRATTAMENTO E PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

In generale i dati dell’Interessato saranno trattati per il periodo di tempo necessario al conseguimento delle finalità indicate, in via indicativa:

• i.per le finalità di cui al punto 1.1.) (registrazione e acquisto del biglietto): 12 mesi dalla data di registrazione alla piattaforma, 10 anni per le finalità amministrative e contabili;
• ii.per le finalità di cui al punto 1.2.) e 1.3.) relative alla reportistica e attività legate alla funzionalità della Piattaforma saranno conservati per il tempo necessario alla comunicazione degli stessi all’azienda Sponsor/ Espositore e comunque cancellati in via definitiva entro 6 mesi dal termine dell’evento;
• iii.per le finalità di cui al punto 1.4): le immagini saranno trattate conformemente ai principi del GDPR, per il tempo necessario
• iv.finalità di profilazione di cui al punto 1.5): 24 mesi dalla data di acquisizione dei dati salvo richiesta di cancellazione da parte dell’interessato

I dati sono conservati in archivi cartacei ed elettronici presso la sede dei Titolari e dei Responsabili del trattamento (per il tempo necessario all’espletamento del loro incarico) per consentire il perseguimento delle finalità necessarie con piena assicurazione circa l’adozione delle misure di sicurezza previste dal legislatore per proteggere i dati raccolti, al fine di scongiurare i rischi di perdita o furto dei dati, accessi non autorizzati, usi illeciti e non corretti.

7. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15 a 22 e dall’articolo 34 del Regolamento UE/679/2016; in particolare l’interessato:

• Potrà esercitare il diritto di accesso ai dati personali (art. 15),
• Ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti (art. 16);
• Ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati in presenza delle condizioni indicate dall’art. 17 del Reg.;
• Ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento in presenza delle condizioni previste dall’art. 18 del Reg.;
• Ha il diritto di chiedere la portabilità dei dati che lo riguardano (art. 20);
• Ha il diritto di opporsi ai trattamenti automatizzati, compresa la profilazione (art. 21).

L’interessato potrà opporsi in ogni momento al trattamento e revocare il consenso rilasciato, per una o tutte le finalità, senza con questo pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima dell’opposizione oppure della revoca; l’Interessato ha la possibilità di aggiornare i propri dati personali attraverso l’area profilo utente della Piattaforma. Inoltre, l’interessato ha altresì il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo nazionale, ovvero il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza di Montecitorio n. 121, 00186 – Roma (http://www.garanteprivacy.it/).
Le richieste di esercizio dei diritti vanno rivolte a:

• In relazione ai Servizi erogati dalla Piattaforma: LiveForum s.r.l., con sede in Milano (20143 – MI), viale Cassala, 36, e-mail: privacy@liveforum.net.

Inoltre, per avere informazioni sul trattamento dei propri dati personali è sempre possibile contattare:

• TIG Events S.r.l. con sede in Milano (20145 – MI), viale Cassala 36, e-mail: iscrizioni@netcommforum.it,
• Consorzio Netcomm: con sede in Milano (20122 – MI), via Serbelloni 2, e-mail: privacy.netcomm@consorzionetcomm.it;
• Netcomm Services: con sede in Milano (20122- MI), Via Serbelloni 2, e-mail: privacy@netcommservices.it.

Infine, in relazione alle aziende che partecipano come Espositori e /o Sponsor del Netcomm Forum, l’interessato può opporsi ai trattamenti contattando direttamente le aziende, i dati di contatto sono presenti al seguente link.